¿Cómo te ayuda un ERP en el Departamento de compras?
El área de compras de cualquier empresa requiere de un control y un seguimiento que se vuelve más complejo a medida que crece la organización. En este sentido, lo que en una microempresa, como un comercio local, puede llevarse a cabo en ocasiones de forma manual o a través de un software, en una empresa de mayor tamaño el circuito de compras se vuelve más complicado.
Para hacer más eficaz la gestión de las compras, salvando la medida de la distancia, es imprescindible contar con un ERP online que nos permita gestionar los partes de compra, pedidos y facturas de los diferentes departamentos, evitando las duplicidades, reduciendo al mínimo los gastos sin contabilizar y unificando las tareas en una única área de gestión.
Aplicando el ERP en el Departamento de compras
Veamos tres aspectos fundamentales para ver cómo puede ayudarnos un ERP en el área de compras.
1. Gestión de pedidos. En las empresas, los diferentes departamentos formulan peticiones de compra de forma habitual, especialmente en aquellos comercios que se nutren de múltiples proveedores. Estas peticiones deben ser validadas correctamente, evaluar los proveedores, efectuar la compra, gestionarse la recepción, cumplir los controles de calidad y distribuirlos en los diferentes almacenes con capacidad suficiente en el momento de la compra.
Un ERP online nos permite llevar una gestión ordenada, facilitando la comunicación entre el Departamento de Compras, el área de calidad y el almacén para que la información fluya de manera diaria.
2. Gestión de albaranes. Una vez hemos realizado el pedido, y si la compra implica entrega de material, con los albaranes lo podremos controlar y llevar una gestión correcta de almacén.
En aquellos casos en los que la entregas no sean por el total del pedido, un buen EPR nos ayudara atener controlada la diferencia y saber con exactitud, no sólo lo que nos han entregado, sino también lo que queda pendiente, mejorando la gestión de disponibilidades y previsiones.
3. Gestión de facturas de compra. Otro aspecto importante es la recepción de las facturas, albaranes y todo tipo de documentación relacionada con las compras. Si esto se hace de forma aislada, es fácil que la documentación fiscal y comercial llegue a perderse o esté dispersa en diferentes departamentos. Unificándolo todo en el entorno online, se logra una mayor eficiencia en la gestión de las facturas recibidas.
No sólo por el hecho de que se evita la pérdida de información. A través de un ERP en la nube, podemos obtener estadísticas de compras para conocer la situación y que la gerencia pueda contar con información detallada entrando en el programa online.
4. Gestión de la contabilidad. Una vez que se han efectuado todos los trámites en el área logística y de compras, la documentación pasa a contabilidad, que tiene una relación muy importante con el Departamento Comercial. Algunas de esas adquisiciones podrán desgravarse, para lo cual es imprescindible que todo el proceso anterior se haya desarrollado correctamente para que contabilidad pueda llevar las cuentas al día.
Cabe destacar por último que el ERP puede ayudar también en el área financiera o de tesorería, con el que también el Departamento Comercial debe mantener una comunicación directa y constante en el entorno online.
¿Estás utilizando un programa en la nube independiente para la gestión del departamento comercial? ¿Has utilizando algún ERP para facilitar la comunicación entre departamentos?