8 consejos que debes tener en cuenta al cambiar de sofware de facturación

Probablemente llevas tiempo trabajando con un programa de facturación y te estás planteando cambiar. Ya no satisface tus necesidades, el software te resulta de muy caro mantenimiento y constantemente te está dando problemas. Quizás han dejado de hacer actualizaciones, o quieres cambiar de sistema operativo, pero tu software sólo es compatible con Windows.

La cuestión es que tu empresa tiene un largo trabajo por delante, que implica hacer la migración de un software a otro. Primero hay que conocer diferentes programas y ver en qué medida pueden ser útiles para nuestro negocio; analizar sus pros y sus contras, ver sus precios, etc. Una tarea que puede resultar algo pesada, pero que es absolutamente necesaria para mejorar la administración de tu negocio.

En este post queremos darte algunos consejos que debes tener en cuenta si vas a cambiar de software de facturación.

1. Estudia pasarte a la nube

Independientemente del sistema operativo que utilices, siempre podrás acceder al programa a través de tu navegador web. Por otro lado, si el software está en la nube no estará ocupando espacio en tu ordenador, ni en tu servidor. Algunos programas de facturación pueden consumir muchos recursos si tienes grandes bases de datos y tu computadora no puede hacer frente a todo.

2. Analiza el programa con una demo gratuita… siempre

Alquilar un programa de gestión online es un asunto muy serio. Ten en cuenta que lo vas a usar como mínimo durante todo un ejercicio, aunque la mayoría de las veces lo lógico es que lo quieras seguir utilizando por varios años, ya que la migración es un proceso pesado. Para no andarte con sustos, en myGESTIÓN te permitimos probar gratuitamente nuestro software de gestión en la nube para que conozcas todas sus funcionalidades.

3. Averigua si puedes combinar diferentes programas

Muchas empresas no solamente utilizan un software de facturación; también tienen un CRM, una tienda online en Prestashop y otros tipos de programas cuyos datos viene muy bien cruzar, ya que esto ayuda en los procesos de toma de decisiones.

Hay programas que no son compatibles (por ejemplo con PrestaShop), ya que no se ha desarrollado ningún módulo que te permita conectar ambos sistemas. Esto puede suponer un sobrecoste, por lo que te aconsejamos que apuestes siempre por un programa que te proporcione un conector PrestaShop.

4. Haz una previsión de ahorro

¿Cuánto estás pagando actualmente en infraestructura como servicio? ¿Dispones de servidores in-house para el almacenamiento de todos tus datos y programas? Cuando damos el paso a la nube, hay que asegurarse de que se cumplan dos objetivos: eficiencia y ahorro.

Con nuestro software vas a disponer de un programa rápido, eficaz y profesional con el que podrás llevar la administración de las facturas de tu negocio de manera sencilla, ahorrando dinero con respecto a lo que estabas pagando ahora.

5. Ponte de acuerdo con tu asesor

Las relaciones entre una empresa y su asesoría a veces pueden estar plagadas de malentendidos, confusiones, e-mails que no se han visto y datos confusos. En muchas ocasiones esto se debe a una falta de coordinación entre las personas, pero incluso cuando se utiliza un buen sistema para dejar que corra el flujo de información, la mejor manera de gestionar los input es a través de un software colaborativo al que pueden acceder ambos y haga que todo resulte mucho más sencillo.

6. Establece un calendario

En las organizaciones complejas, el volumen de información y datos que hay que pasar a la nube puede ser extremadamente alto. Requiere planificación, inversión y un calendario de trabajo antes de empezar a ver el retorno de la inversión. Cuando ese momento llega, se han optimizado los procesos, se ha comenzado a ahorrar recursos y se están reduciendo los errores humanos, de modo que al final la empresa acaba ganando dinero.

No obstante, cambiar del uso de servidores in-house a empezar a trabajar con programas en la nube puede ser complejo. Establece un calendario de trabajo y que un profesional capaz pueda desarrollar la tarea de migrar a los nuevos programas que vayas a utilizar.

7. Informa a los responsables

Puede que más de una persona tenga acceso al software de facturación, con lo que al final siempre hay que tratar de mantener coordinados a los diferentes departamentos sobre el modo de trabajar.

La clave de una buena comunicación interna es mantener informados a los responsables sobre cómo van a cambiar sus procesos de trabajo, mostrándoles que a partir de ahora su tarea va a ser mucho más sencilla y podrán hacerla en menos tiempo. Además, les vas a proporcionar las herramientas para que muy pronto se adapten al nuevo programa.

8. Aprovecha el soporte técnico

El soporte técnico de tu programa de facturación está para ayudarte a resolver cualquier duda sobre el manejo del software, así como para aconsejarte a lo largo del período de migración y adaptación. Mantén una comunicación fluida con nosotros para que podamos ayudarte a aprovechar todas las ventajas de nuestro software y puedas ver pronto los beneficios de gestionar tus facturas en la nube.

¿Estás ya cansado de tu viejo sistema de facturación? Te invitamos a que pruebes gratis myGESTIÓN y descubras todos los beneficios y funcionalidades de los que vas a poder disfrutar si decides implantarlo en tu negocio.