Con la normalización del uso de la tecnología en la sociedad, apenas quedan ya empresarios que hacen uso de papel y bolígrafo para llevar la contabilidad de su empresa. También son cada vez menos los que utilizan las hojas de Excel para tener su listado de clientes, facturas, etc. Cada año se incrementa el número de empresas que utilizan un software de facturación online para gestionar y administrar su negocio. Por lo tanto, un tema que preocupa mucho a estos empresarios es la seguridad de los datos en la nube que alojarán estos programas.

¿Es seguro utilizar un software de facturación?

La respuesta es sí. Rotundamente. Como todos los métodos para llevar la administración de tu empresa, ya sea mediante hojas de Excel -donde se puede estropear el ordenador en el que almacenamos los archivos o incluso ser víctimas de un robo de información por parte de piratas informáticos- o, incluso, llevar la gestión a papel y bolígrafo y almacenarla en nuestra casa u oficina a la antigua usanza -en este caso, nuestro centro de trabajo podría ser víctima de robos o incendios-, implican riesgos que debemos hacer frente.  Todos ellos tienen algunas fugas o puntos débiles que son ineludibles y, por lo tanto, debemos tomar medidas para afrontar los riesgos a los que se expone la documentación de nuestro negocio.

A continuación, te ofrecemos algunos consejos a tener en cuenta a la hora de contratar y utilizar los servicios de una empresa que ofrezca este tipo de software de gestión o facturación:

1. Uso de protocolos de seguridad en la red

Es necesario asegurarse que el software de facturación online que escojamos utilice protocolos seguros de intercambio de información. Las básicos e indispensables para certificar la seguridad de los datos en la nube, son:

–SSL: Secure Sockets Layer, en inglés, es un protocolo diseñado para permitir que las aplicaciones transmitan información de una manera fiable.

–HTTPS: HyperText Transfer Protocol Secure, en inglés, es un protocolo de aplicación basado en el HTTP. Principalmente, se destina a la transferencia segura de información entre el usuario y la web.

2. Copias de seguridad

Nuestros datos y los de los clientes permanecerán subidos a la red y es importante conocer si el software de facturación que vamos a elegir realiza copias de seguridad o backups de los datos.

Por ejemplo, el software de myGESTIÓN realiza copias de seguridad o backup diarias de nuestros datos en caso de cualquier incidencia. Debido a que nadie está a salvo de ataques de piratas informáticos o hackers y virus o malware, es imprescindible que se realicen backups para restaurar todos nuestros datos antes de que se produjera el ataque o la pérdida de los mismos.

3. Control de accesos a la base de datos

El software de facturación no sólo será usado por el empresario o jefe de la compañía. En ocasiones, se delega la administración y la gestión a otro trabajador de nuestra empresa. Este empleado no tiene por qué gozar de nuestra máxima confianza y, por lo tanto, nos gustaría ver qué documentos ha editado o qué ha hecho durante el tiempo que ha permanecido dentro del programa.

El control de accesos a la base de datos es un punto clave en la seguridad de los datos en la nube de nuestra empresa. Este elemento nos evitará que nos hagamos preguntas tales como: ¿Quién ha borrado esta factura? ¿Quién hizo este presupuesto?

4. El usuario también debe tomar precauciones

No sólo bastará con que la empresa a la que contratamos el software de facturación adopte medidas y protocolos de seguridad. El propio usuario también tendrá que tomar diversas precauciones para evitar que sus los datos sean sustraídos o borrados. Algunas de las más importantes, son:

• Uso de antivirus: para evitar que en nuestro ordenador personal o de trabajo se introduzcan virus o sea ataque de piratas informáticos, es imprescindible tener instalado un antivirus que nos garantice la seguridad de nuestra propia computadora.
• Contraseñas: fijar contraseñas que contengan nuestro apellido, fecha de nacimiento, nombre, etc. son un riesgo para la seguridad.  Así como, también, utilizar una contraseña que ya empleemos para iniciar sesión en otro servidor Web. Lo más correcto es hacer uso de contraseñas complejas con números, letras y/o caracteres para evitar que sean adivinadas por los posibles intrusos.
• Cuidado dónde se accede: es importante que el usuario evite entrar en sitios Web inseguros o poco fiables e introduzca sus datos en ellos. También hay que tener cuidado al abrir y pinchar en los enlaces de los correos electrónicos que recibimos, puesto que están cargados de malware y troyanos que quieren hacerse con nuestros datos.

 

En resumen, debes  ser precavido al escoger un software de facturación en la nube. Muchos de ellos no utilizan los protocolos mínimos de seguridad (SSL y HTTPS) y, por lo tanto, no son fiables. El software de facturación online de myGESTIÓN cumple con todos los requisitos para garantizar la seguridad de los datos y te recomendamos que le des una oportunidad. SI eres precavido y evitas acceder a sitios Web que no debes, ¡myGESTIÓN avala la seguridad de todos los datos y de todos los de tus clientes!