Por qué un software de gestión ayuda a tu empresa en verano

El teletrabajo es ya una cultura. Con partidarios y detractores del concepto, definitivamente ha surgido para quedarse. Y durante el verano, que en muchas empresas se acude a la oficina por mera tradición, más. Se acabó el ir al centro de trabajo cuando el 75% de la plantilla está de vacaciones y la productividad brilla por su ausencia. Para evitarlo, ya deberías contar herramientas digitales que permitan a tu empresa trabajar y comunicarse de forma remota. Además de programas como Zoom o Microsoft Teams, necesitas un software de gestión que sea accesible online para poder teletrabajar en verano o durante cualquier otra época del año.

¿Qué software necesito para trabajar en verano?

Programas para la comunicación interna como Microsoft Teams, Zoom o Skype están en auge por el incremento de empresas que permiten a sus empleados teletrabajar, ya sea de forma periódica o permanente. Estos software permiten, además de comunicarse con chat de voz y videollamadas grupales, intercambiar cualquier tipo de archivo, trabajar en documentos compartidos o programar reuniones.

Otro de los pilares, además de la comunicación en tiempo real entre los trabajadores, es el acceso a toda la información, documentación y gestión de la empresa. Un comercial tiene que poder acceder a la ficha un cliente desde su casa o desde su coche, a través del ordenador o del teléfono móvil. Pero, además, debe compartir documentos, actividades y detallar el seguimiento de un cliente o potencial para que otros comerciales dispongan de esas anotaciones.

Aquí es donde entra en juego un software de gestión o ERP. En la herramienta informática se almacenan todos los datos del negocio y se generan otros nuevos para que el resto de trabajadores tengan acceso a ellos en tiempo real. La facturación, registro de clientes y proveedores, historial de compra/venta o la Contabilidad son tareas que se realizan desde un programa de gestión empresarial.

¿Por qué un software de gestión te ayuda a trabajar en verano?

Para la mayoría de empresas, en la época estival -sobre todo el mes de agosto- disminuye considerablemente el volumen de ventas y, por ende, el de trabajo. Muchos empleados están de vacaciones y los que no lo están acuden a la oficina con normalidad a pesar de tener menos trabajo. En ocasiones, y dependiendo del modelo de negocio, el trabajo pasa a ser prácticamente nulo.

Para muchos empresarios esta es la costumbre y no quieren cambiarla. Pero… ¿por qué? Si algo nos ha enseñado el confinamiento y el teletrabajo durante la crisis sanitaria, es que se puede mantener la misma productividad pero desde casa. ¿Por qué entonces mantener el trabajo presencial en verano? La respuesta es justo eso, la costumbre o la tradición porque siempre se ha hecho así.

Esta situación ha cambiado radicalmente con las herramientas digitales que posibilitan el trabajo en remoto. Además de las herramientas de comunicación mencionadas antes, los ERP o software de gestión también permiten trabajar y compartir datos online y en tiempo real de la empresa. La gestión de Almacén, los pedidos o el acceso a los datos de un cliente ya no están disponibles solo en el ordenador de la oficina. Con un software de gestión online se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y ordenador. Siempre que se disponga de conexión a Internet, como es lógico.

Software de Gestión Empresarial Online

Hay cientos de programas de gestión para empresas. Hay que distinguir entre dos, los software online y los que se instalan en los servidores de la oficina. Los primeros son accesibles desde cualquier ordenador o dispositivo móvil. En cambio, los segundos solo pueden ser utilizados desde los ordenadores del centro de trabajo y, por lo tanto, no nos valdrían.

Una vez hemos elegido el mejor software de gestión online para el negocio, este debería proporcionarnos una gestión integral de todas las áreas de la empresa durante el verano:

• Facturación: gestión administrativa y comercial, ciclo de compra-ventas -presupuestos, pedidos, albaranes y presupuestos-, control de cobros y pagos o gestión de precios y tarifas
• Almacén: control de stock, software multi-almacén, gestión de características de productos -nº de serie, lotes y caducidad o atributos (tallas y colores)- o stocks máximos y mínimos
• Cuadro de Mando e Informes: que muestre estadísticas y gráficos en tiempo real. Por ejemplo, productos más vendidos, clientes con más facturación, gestión de pedidos entrantes y salientes, etc.
• Módulos opcionales: depende de las características y actividad de cada negocio, un software de gestión online debe contar con herramientas adicionales como Contabilidad Avanzada, CRM, conexión con eCommerce -como PrestaShop o WooCommerce- o TPV Mostrador para emitir tickets