Las CLAVES para elegir el software de gestión adecuado

Si estás inmerso en la búsqueda de un software de gestión para tu PYME o para tu gestionar tu actividad como autónomo, tienes que estar atento a que el software contenga las características que necesita tu negocio. Por ejemplo, si tienes una PYME con tienda física y online, te conviene elegir un software de gestión adecuado que permita la integración con plataformas de eCommerce y la información de las ventas digitales y físicas quede sincronizada. Vamos a ver todas las posibilidades que ofrecen los programas de gestión empresariales y qué debes tener en cuenta a la hora de elegir uno. 

¿Cómo elegir el software de gestión adecuado para tu empresa?

En la actualidad, hay cientos de programas de gestión para PYMES y autónomos y es complicado decantarse por una de las tantas opciones disponibles en el mercado. Voy a tratar de que sepas qué funcionalidades debe tener un buen software para la gestión de tu negocio.

Lo primero que hay que tener en cuenta es: ¿a qué actividad se dedica mi empresa y cuántos trabajadores van a requerir de acceso al software? Esta es una de las primeras preguntas que debes hacerte. Hay muchos programas de gestión sectoriales, es decir, que sólo cubren ciertos sectores de actividad. Por ejemplo, programas de gestión para restauración y hostelería, software para empresas de fabricación y producción o herramientas exclusivas para los negocios de construcción y reformas.

Desde este blog y el conocimiento que me ha otorgado analizar software de gestión a lo largo de los años, te recomiendo que evites este tipo de programas. Algunos de ellos son demasiado específicos para esa actividad en concreto y puede que no cubran todas los requisitos que buscas. Lo mejor es que elijas un programa de gestión o ERP genérico/estándar que pueda adaptarte a tu sector. ¿Por qué? Son programas ya verificados y testeados por miles de negocios de diferentes sectores y tienen un abanico mayor de opciones que no poseen las herramientas dedicadas a un único sector.

¿Qué busco en un software de gestión?

Yo me encargo de responderte a esta pregunta. Lo que buscas es aunar todos los recursos de tu empresa en un sistema informático que te facilite las tareas del día a día. Ahora bien… ¿cuáles son estas tareas?

Aquí es donde hay que prestar especial atención a los requerimientos de gestión de tu negocio a diario. Es decir, hay que hacerse preguntas como: ¿necesito gestión de almacén avanzada o con registrar mis productos me vale?, ¿tengo externalizada mi contabilidad a un profesional o la llevo yo mismo?, ¿vendo productos/servicios a través de Internet?, ¿me dedico solo a la venta o también fabrico productos y/o realizo un servicio posventa?, ¿necesito conciliar las transacciones bancarias de la cuenta de empresa con las cobros y pagos de las facturas?, ¿tengo una tienda física y voy a emitir tickets o facturas simplificadas?

Estas preguntas son sólo algunas de las que tienes que hacerte para que el software de gestión se adapte por completo a tu negocio. En función de si las respuestas son afirmativas o negativas, precisarás de mayores o menores características para tu gestión interna de la empresa. Si hablamos en lenguaje técnico de software, debes buscar que el ERP ofrezca módulos o herramientas adicionales.

¿Qué módulos tiene un programa para gestionar empresas?

Cualquier empresa o autónomo en la elección de un programa de gestión busca cubrir unas necesidades de administración básicas. Por ejemplo, registrar facturas de compras y ventas, llevar el control de stock o guardar los datos de clientes y proveedores. Estos son algunos de los requerimientos estándar que la mayoría de programas tienen (OJO, la mayoría). A partir de las preguntas que debes hacerte mencionadas en el apartado anterior, los software de gestión modulares cuentan con herramientas para cubrir estos objetivos.

¿Qué módulos puedo contratar en un software de gestión? Vamos a ver sólo algunos de ellos:

• Contabilidad Financiera: si eres tú mismo, o alguien dentro de tu organización, el encargado de llevar toda la materia contable de la compañía, debes elegir un software de gestión que tenga un programa de Contabilidad. Este tipo de herramientas te permiten gestionar asientos, libros de IVA, modelos fiscales, amortizaciones, etc.
• Conciliación Bancaria: si tienes una o varias cuentas bancarias de empresa y quieres que no se te pase ni un error, puedes conciliar los cobros y pagos de las facturas de compras y ventas con las transacciones bancarias. De forma automática, todos los movimientos de la cuenta se traspasan al programa para realizar este proceso de conciliación.
• TPV Mostrador: para comercios y tiendas físicas que tienen uno o varios puntos de venta y requieren emitir facturas simplificadas o tickets.
• Producción y Fabricación: empresas del sector de fabricación requieren de un software para registrar las materias primas, recursos humanos o maquinaria implicados en los procesos de producción. Además, también necesitan control de stock y lotes/caducidad de los recursos y de los resultados.
• SAT/GMAO: es una herramienta para gestionar las reparaciones, incidencias y mantenimientos de cualquier empresa o departamento de Servicio Técnico.
• Integración con eCommerce: PrestaShop, WooCommerce, Shopify, Opentiendas… hay un montón de plataformas e independientemente de donde tengas alojada tu tienda necesitas que el software que elijas para gestionar las ventas digitales debe conectarse y sincronizar la información con tu eCommerce.
• CRM: bases de datos de clientes, seguimiento, valoración y la posibilidad de hacer e-mail marketing. En este último caso, un buen software te permite filtrar el perfil del cliente al que quieres enviar el newsletter, hacer una valoración de los costes y de los resultados de cada campaña.
• Control horario: obligatorio para cualquier empresa española desde 2019. Si tienes una Pyme estás obligado a ello o te expones a multas y sanciones que puedes ahorrarte.

Sin duda existen otros muchos módulos estos son de los más utilizados y básicos para la gestión de un negocio de forma digital. Si tienes dudas para elegir el software de gestión adecuado para tu empresa, déjanoslo en los comentarios.