¿Qué es una factura electrónica o facturaE?

La factura electrónica es un paso de gigante en la digitalización del tejido empresarial. No sólo a nivel nacional, sino también global. En los últimos años, se ha avanzado mucho en esta materia, principalmente auspiciado por la crisis sanitaria de la COVID-19. La facturaE es obligatoria para muchas empresas que proveen a las Administraciones Públicas y en las operaciones comerciales entre grandes compañías.

Es importante que conozcas cómo es el funcionamiento de la facturación electrónica porque en los próximos años la tendrás que emitir en tu negocio. Pero… ¿qué es una factura electrónica?, ¿es lo mismo que una digital?, ¿qué software de gestión permite expedirlas?

¿Qué es una factura electrónica?

Factura electrónica o facturaE es un documento estructurado y emitido en formato digital que tiene la misma validez que una factura en papel. Este archivo utiliza un formato organizado capaz de ser reconocido por un sistema informático de un organismo público. Han de ser firmados digitalmente con un certificado de seguridad que identifica a la empresa.

No confundir factura electrónica con digital. La segunda, sencillamente, es la factura que se recibe en formato digital, es decir, en PDF, Word o Excel (o cualquier otro tipo de archivo legible por un soporte informático). Puede estar firmada o no y también tiene la misma autenticidad que una emitida en papel.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, es la ley de factura electrónica. Junto con la Orden HAP/492/2014 de 27 de marzo que regula los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas. Sendas normativas aclaran que este tipo de documento sólo se puede emitir desde un programa informático que permita la emisión de facturas electrónicas válidas. Éstas deben ser exportadas del software en formato XML estructurado y firmado con el certificado digital de la empresa.

Para obtener el certificado digital para el negocio, hay que solicitarlo a través de la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Cuando el documento ya está descargado y rubricado, ya se puede enviar la factura electrónica a través de FACe. Este es el punto general de entrada de la facturación electrónica para todas las empresas. La plataforma debe comunicar que el formato y todos los datos de la factura tienen validez. En caso contrario, FACe remite los fallos o errores del documento para su corrección y repetición en el envío.

¿Cuándo es obligatoria la facturaE?

En España, la factura electrónica es obligatoria para todos los proveedores de las Administraciones Públicas en las operaciones por valor superior a 5.000 euros. También es obligatoria en las operaciones comerciales entre grandes empresas.

En 2021, se aprobó el proyecto de ley para incluir en la facturación electrónica a las pymes y autónomos españoles. Su publicación, casi con toda seguridad, se prevé para este 2022. El proyecto contempla que, tras su publicación en el BOE, las empresas que superen los 12 millones de euros de facturación anual tendrán 12 meses para emitir facturas electrónicas. Para el resto de negocios, se quiere hacer una implementación gradual durante los próximos tres años: 2023, 2024 y 2025.

Facturación electrónica desde tu software de gestión

Hay múltiples software de gestión y programas de facturación con los que emitir y enviar facturas electrónicas. La herramienta para la expedición de este tipo de facturas ha de posibilitar la firma digital con un fichero P12 y su posterior descarga en formato PDF o XML. Este último, el XML, es el que tiene validez para presentar la Efactura en la AEAT a través de FACe. Contrata un software de gestión y facturación contrastado como myGESTIÓN o SAP Business One para que comiences a familiarizarte con la facturación electrónica.