Obligaciones legales para un software de gestión
A lo largo de 2022, se han actualizado varias leyes que afectan al uso de los programas de facturación y software de gestión. Estas herramientas las utilizan millones de empresas en nuestro país y es importante conocer cómo puede influir la ley en la gestión empresarial de tu negocio. TicketBAI, la Ley Antifraude o la Ley Crea y Crece son algunas de las normativas que ya se aplican en España y que afectan especialmente al colectivo de pymes y autónomos.
Leyes y obligaciones de los software de gestión
El tejido empresarial español constituye entre el 95 y 97 % del sector privado. Más de un tercio de ellas, pertenecen al sector servicios -2.147.117 empresas de un total de 2.925.227-, según datos oficiales del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. Todas estas organizaciones, independientemente de su tamaño o sector, necesitan un software para facturar electrónicamente tal y como exige la Ley Crea y Crece.
La Agencia Tributaria va a desarrollar su propio programa para que cumpla, como no puede ser de otra manera, al 100 % con todas las obligaciones que debe cumplir un software de gestión. Algunos de estos requisitos todavía están pendientes de anunciar Orden Ministerial mediante, pero todavía no se conocen cuáles serán todas estas exigencias. Este artículo está en constante actualización con las noticias de las nuevas obligaciones de los software de gestión.
Por el momento, los proveedores de programas de gestión empresarial y los usuarios deben cumplir una serie de obligaciones básicas y que ya están contempladas en la Ley 11/2021 de medidas prevención y lucha contra el fraude fiscal. El software debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad total de los datos que se introducen en él:
Software de doble uso
Según contempla la ley, un software de doble uso es aquel programa de contabilidad, facturación o software de gestión que permite llevar un registro o contabilidad paralela o que permite ocultar gastos e ingresos paralelos. Introducido por la Ley 11/2021, el artículo 201.bis de la Ley General Tributaria concreta más sobre qué es una herramienta de doble uso o que permita la gestión de una contabilidad B:
- Aquellos sistemas informáticos o electrónicos que «permitan llevar contabilidades distintas en los términos del artículo 200.1.d) de esta Ley» -se refiere a la Ley General Tributaria-
- Los sistemas que no registren el total o parcial de la anotación de las transacciones realizadas
- O, en referencia al anterior punto, los que sí permitan el registro pero diferente a las anotaciones previas
- También relativo a los dos criterios anteriores, los software que «permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable»
Factura electrónica obligatoria
En octubre de 2022, la Ley Crea y Crece obliga a las empresas la emisión de facturas electrónica. La norma, que ya está en vigor, incluye un periodo de adaptación o prórroga para todos aquellos negocios que no tengan ya digitalizada su facturación y requieran de una nueva herramienta. Esta prórroga consiste en 12 meses para las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año y de 36 meses para el resto.
Hay cientos de herramientas de facturación y gestión online que te permiten emitir facturaE o factura electrónica. En este otro artículo hablamos de algunos de estos software de gestión empresarial e incluso vienen los precios en detalle, para que puedas hacer una valoración económica de lo que te costaría implementarlo en tu negocio.
Hasta ahora, la facturación electrónica ya era obligatoria para las relaciones comerciales con las administraciones públicas en operaciones superiores a los 5.000 euros. Desde octubre de 2023 y el mismo mes de 2025, todas las empresas deberán expedir facturas electrónicas válidas para sus clientes si no quieren exponerse a sanciones y multas económicas.
Programa Kit Digital
Los fondos europeos EU Next Generation permiten la financiación de proyectos como el Kit Digital, en marcha desde el inicio de 2022. Este programa, está destinado a digitalizar y modernizar al conjunto de pequeñas y medianas empresas. Las organizaciones desde 0 hasta 49 empleados son el principal objetivo del Kit Digital, que ya ha sido solicitado por cientos de miles de empresas.
El proyecto aborda 12 categorías diferentes en las que se puede invertir el bono digital: presencia en Internet; eCommerce; gestión de redes sociales; soluciones informáticas de gestión de clientes y proveedores; Business Intelligence y Analítica de negocio; gestión de procesos; facturación electrónica; comunicaciones seguras; ciberseguridad; presencia avanzada en Internet y aparición en Marketplaces. Solicítalo ya desde la web de Acelerapyme y aprovecha la subvención para digitalizar tu negocio.