6 claves para administrar la empresa con una app de gestión
Desde el lanzamiento del mítico juego de la serpiente en 1994, Snake –considerada por muchos la primera aplicación para teléfonos móviles- hasta apps que permiten vigilar tu casa desde un smartphone mientras que estás a miles de kilómetros de distancia. 25 años después, dispositivos móviles y aplicaciones han evolucionado a pasos agigantados, cruzando fronteras que nadie vaticinaba a comienzos de milenio. La intención de este texto es analizar una de estas líneas de progreso: la gestión de la empresa a través de una app de gestión.
Los avances de la tecnología permiten a los programadores y desarrolladores crear aplicaciones cada vez más complejas que logren abarcar la gestión integral de cualquier empresa. Si estás decidido a gestionar tu negocio mediante una aplicación para dispositivos móviles, presta atención a las claves que te damos a continuación para seleccionar una app de gestión empresarial.
La gestión empresarial desde una app móvil
Quizá la afirmación del título era impensable hace unos años, aunque en este blog ya veníamos alertando desde hace tiempo el auge de las apps de gestión. En la actualidad, es un hecho que la empresa se puede gestionar desde una app de gestión empresarial para dispositivos móviles. Estas aplicaciones permiten administrar cualquier área de la compañía desde la tableta o el smartphone: circuito de compra-venta, Contabilidad, área comercial (clientes), gestión de stock…
El avance de la tecnología ha fomentado la práctica del teletrabajo o trabajo en remoto. Tanto para trabajar desde casa o como para los trabajadores en movilidad. Cada vez más empresas se suman a esta nueva práctica y permiten a sus empleados trabajar desde fuera de la oficina, aunque sea ocasionalmente. Por esta razón, es importante contar con una aplicación para ofrecerles una mayor libertad e independencia que les permita conciliar mejor la vida laboral y personal.
Las aplicaciones de gestión empresarial contribuyen a la estandarización y asentamiento del teletrabajo dentro de la cultura empresarial. Tanto el empresario como sus trabajadores pueden trabajar desde cualquier parte del mundo siempre que dispongan de un teléfono móvil o tableta con conexión a Internet.
6 Claves para elegir una app de gestión empresarial
A continuación, te explicamos las seis claves para elegir una aplicación para gestionar la empresa desde un dispositivo móvil que disponga de conexión a Internet:
1. Gestión integral del negocio
El primer factor a tener en cuenta en la selección de una app de gestión adecuada es que esta nos permita abarcar todas las áreas de la empresa. Es decir, que permita una gestión integral de todo el negocio desde el dispositivo móvil. En la actualidad, es complicado encontrar una aplicación que comprenda todos los departamentos del negocio. Cada empresa tiene sus particularidades y requieren de necesidades muy diferentes. Por lo tanto, englobar todas esas singularidades y exigencias son, a día de hoy, prácticamente inviables.
Aunque sí existen apps de gestión completas y potentes que, aunque no están diseñadas para todas las empresas, se ajustan a la gran mayoría. Hay que estudiar y analizar la aplicación antes de elegirla para conocer a la perfección sus puntos fuertes y debilidades.
2. Versión para PC
No sólo es importante testear la aplicación para móviles. La mayoría de aplicaciones móviles suelen disponer de una versión homónima en PC para el navegador web o, en su defecto, de una versión instalada en los ordenadores de la oficina. Por lo tanto, también hay que realizar un análisis de la versión que se utiliza desde el ordenador para verificar que las características que ofrece el software se corresponden con las que requiere la empresa.
Aunque la mayoría de procesos se realicen desde el móvil, es conveniente que el software cuente con la versión de computadoras para que permita también trabajar desde estos dispositivos, todavía una de las herramientas más utilizadas en las oficinas.
3. Movilidad y accesibilidad
Aunque gran parte de las apps de gestión actuales lo permiten, hay que asegurarse que el programa que se utiliza desde el móvil o tableta se utiliza de forma Online. Parece una situación baladí, pero todavía hay aplicaciones en el mercado que persisten en el uso del modo Offline.
En ocasiones, poder utilizar la aplicación en el dispositivo sin conexión a Internet puede llegar a ser útil, pero con el avance de la tecnología e Internet de los últimos años sería improductivo. Hoy en día, prácticamente todas las aplicaciones sólo funcionan si están conectadas a la red.
4. Rápido e intuitivo
Deben cumplir dos características: velocidad e intuitividad. Por un lado, la aplicación debe de ejecutar los procesos con fluidez: rápido acceso o login al sistema, velocidad a la hora de crear los documentos de compra-venta, descarga rápida de documentos…
Por otro lado y no menos importante, debe ser un software móvil sencillo y fácil de utilizar. Es importante tener en cuenta que esta sencillez no debe traducirse en simplicidad, sino en facilidad a la hora de enfrentarse y trabajar a diario con la app. Es necesario que sea disponga de un diseño intuitivo y fácil de comprender por los usuarios.
5. App de pago o gratuita
Aquí entran en juego dos factores: las aplicaciones gratis y de pago. Las primeras suelen estar muy capadas en cuanto a características y funcionalidades aunque ofrecen la ventaja de la gratuidad. Por ejemplo, hay apps móviles gratuitas para Android o iOS que limitan la creación de facturas a un determinado número diario/mensual. Para una gestión integral de la empresa descartaremos este primer grupo.
Las aplicaciones de pago, en cambio, son más completas y abarcan prácticamente todas las áreas o departamentos de cualquier compañía. Dentro de estas aplicaciones tenemos otros dos subgrupos: las apps exclusivas para móvil y las que conviven con una versión de PC. Para las primeras, hay que adquirir mediante pago la aplicación en Google Play Store o App Store. En cambio, las que conviven con una versión en ordenador están incluidas cuando se adquiere la licencia del programa o se abona una cuota mensual/anual por el uso del software.
6. Soporte y actualizaciones
Otro de los factores claves a la hora de seleccionar una aplicación de gestión empresarial son los servicios complementarios que ofrezca. Estos servicios, generalmente, son el soporte o asistencia por parte del departamento de Servicio Técnico o Atención al cliente y actualizaciones y/o mantenimiento de la aplicación.
Lo más aconsejable es encontrar un proveedor/empresa que ofrezca ambos servicios y permita despreocuparse de cualquier tema externo a la gestión de la empresa. Así, en caso de duda o fallo técnico en la aplicación, siempre habrá un grupo de personas que puedan prestar ayuda en cualquier momento.
Además, también es habitual que las aplicaciones reciban actualizaciones que incorporen nuevas características y mejoras, así como corrección de errores o bugs. Esto evita que el programa se quede estancado y obsoleto con el paso del tiempo. Normalmente, estas actualizaciones son gratuitas y no tienen coste adicional, aunque sí hay ciertos proveedores que cobran por actualizar sus aplicaciones.
Para que emprendas la búsqueda de la ‘santa app’, a continuación tienes 2 ejemplos de aplicaciones móviles de gestión empresarial, una dedicada únicamente a la creación y envío de facturas y otra app que trata de abarcar todas las áreas del negocio.