Cuándo es obligatoria la facturación electrónica

En España, ya es obligatorio emitir facturas electrónicas para algunas empresas y en determinadas ocasiones. ¿Que de qué ocasiones hablamos? Principalmente, para negocios que mantengan relaciones comerciales con las administraciones públicas como ayuntamientos, concejalías o universidades. Para el próximo año 2025, la facturación electrónica será obligatoria para todas las compañías españolas. No hay excepciones que atiendan al volumen de facturación, tamaño de la compañía o sector de la misma.

Te explicamos cuándo entra en vigor la factura electrónica, qué requisitos o especificaciones técnicas debe cumplir y qué plazos tienes que cumplir para comenzar a utilizarla en tu negocio.

Qué es una factura electrónica

El empeño de las administraciones públicas en explicar conceptos muy sencillos de manera enrevesada provoca que todavía se conozca al 100 % que implican este tipo de documentos electrónicos. No hay que confundirlas con las facturas digitales, que son todas aquellas que se emiten y reciben en formato digital en lugar de en papel. Por lo tanto, la definición de factura electrónica encaja dentro de la de factura digital y comparten similitudes, pero no son lo mismo. La digital puede emitirse desde cualquier programa o soporte informático. En cambio, la electrónica debe expedirse desde un software adaptado y adecuado para ello, que cumpla con todos los requisitos técnicos exigidos.

En octubre de 2022, la Ley de Creación y Crecimiento de empresas, apodada como Ley Crea y Crece, se publica de manera oficial en el BOE. Esta es la normativa que contempla la obligatoriedad de las facturas electrónicas para todas las empresas del sector privado. «Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales […].» La ley también aborda otro tipo de medidas para fomentar la sostenibilidad y desarrollo de las pymes.

Cuándo entra en vigor la factura electrónica en España

El pasado marzo de 2023, el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa, al frente de las políticas de transformación digital, lanzó una consulta pública para abordar todos los cambios que implicaría el uso de la factura electrónica. Tras el dictamen, en diciembre del mismo año 2023, se aprueba el reglamento de requisitos y especificaciones técnicas para los sistemas y programas informáticos. Tal y como recoge este reglamento, «los obligados tributarios […] deberán tener operativos sus sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el citado reglamento antes del 1 de julio de 2025«.

Además, los productores y comercializadores de software informático para empresarios y profesionales, deben tener sus sistemas listos y preparados en un plazo máximo de 9 meses tras la publicación de la orden ministerial. Esta OM, a pesar de que se había anunciado para finales de 2023 y principios de 2024, a fecha de publicación de este artículo, 20 de marzo de 2024, aún no se ha publicado. Esta orden ministerial pretende aclarar, entre otras cuestiones, todos los requisitos y especificaciones técnicas que faltan por especificar en el actual reglamento.

En resumen, la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria será a partir del 1 de julio de 2025 para todas las empresas, independientemente de su tamaño o volumen anual de facturación.

¿Quiénes están obligados a emitirlas?

Aunque, como hemos dicho anteriormente, todas las compañías están obligadas a facturar electrónicamente, hay dos plazos o fechas diferentes en función de la facturación total de la empresa:

• Volumen de facturación superior a 8 millones de euros: este primer grupo, aunque es el más reducido, es el que cuenta con mayor capacidad de inversión para acometer el cambio. De ahí que sean las primeras empresas que tengan que cumplir con la facturación electrónica obligatoria. Sólo cuentan con un año de periodo de adaptación a la ley que empezará a contar una vez publicado el reglamento de facturación, el pasado 6 de diciembre de 2023.
• Facturación inferior a 8 millones de euros: aunque dentro de esta división también encontramos empresas con ingresos elevados, la mayoría del tejido está formado por pymes. Muchas de estas pequeñas y medianas empresas no pueden destinar parte de sus ingresos a cumplir con nuevas normativas como esta. Por este motivo, dentro de la Ley Crea y Crece se impulsa el Kit Digital, como programa de subvenciones y ayudas a las pymes en la digitalización de sus negocios. Al contrario que el primer grupo, estas empresas cuenta con un año más para adaptarse a la facturación electrónica. Se prevé que a finales de 2026 o inicios de 2027, todas las empresas españoles comiencen a facturar electrónicamente.

Requisitos y especificaciones técnicas de las facturas electrónicas

Dentro de todos los requisitos y especificaciones, podemos clasificarlas en dos: tecnológicos y técnicos. El primero se refiere a los sistemas informáticos de facturación utilizados. Como empresario o autónomo, tienes dos opciones:

• Un software informático que cumpla con la Ley General Tributaria 58/2003 y el Reglamento de requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos.
• El software informático desarrollado por la Agencia Tributaria para tal efecto.

Por otro lado, estos son los requisitos técnicos que deben cumplir todos los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF):

• Tienen que garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación
• Trazabilidad a partir de un hash encadenado en cada factura que la asocia a otros documentos ya expedidos previamente
• Registro de eventos que recojan determinadas acciones ‘clave’ que se almacenen y puedan consultarse desde el propio SIF

Además de estos requisitos y especificaciones técnicas, los SIF deben generar un registro de facturación de alta «de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura«. Este registro de facturación tiene que contener:

• Información completa del emisor (NIF, nombre y apellidos o razón social)
• La factura ha de reflejar si ha sido expedida por la persona o entidad emisora, por el receptor o algún tercero
• Número y serie del documento
• Fecha de expedición y fecha en la que se efectúan las operaciones reflejadas en el documento
• Tipo de factura (completa, simplificada o rectificativa)
• Descripción general e importe desglosado de las operaciones (base imponible, IVA y total)
• Día, hora y minuto de la generación del registro