Gestión online vs. Gestión in-house: ventajas y desventajas
Las empresas tienen dos opciones: gestionar su administración de manera interna utilizando sus recursos propios, o bien llevar la gestión online. Desde los albores de la informática, muchos empresarios empezaron a invertir en infraestructura de servidores, software, firewall, antivirus y personal de mantenimiento IT para poder mantener un sistema seguro en el interior de la empresa. Sin embargo, el auge de la nube ha llevado a que muchas empresas se planteen la gestión online.
La gestión no sólo hace mucho más fácil la implementación, sino también el día a día de las tareas de gestión y management. Veamos algunas ventajas que plantea gestionar nuestro negocio a través de una herramienta online frente a los métodos tradicionales.
La gestión in-house vs. La gestión online
El gran problema de la gestión in-house tiene que ver con los costes. Estás invirtiendo una cantidad desorbitada en mantener servidores propios, cuando esta actividad en sí misma no repercute en un beneficio para tu negocio. No es realmente un activo, es un lastre, ya que no es un gasto absolutamente necesario, y la inversión que realizas es muy alta para el beneficio que te genera.
Por otro lado, organizativamente tampoco es lo mejor disponer de una infraestructura propia, ya que toca estar pendiente de mantener actualizado el programa, cuidar de la protección de la computadora mediante firewall y antivirus y, en muchos casos, estás pagando a un informático para que realice esta tarea.
Todas estas tareas son necesarias en el mantenimiento informático de cualquier negocio, pero el nivel de complejidad se eleva cuando hablamos de tener un servidor propio y un software de gestión instalado en un ordenador conectado a Internet, máxime si no llevas el debido cuidado y asumes riesgos innecesarios.
Por otro lado, la gestión in-house generalmente te obliga a realizar las tareas necesarias siempre desde las dependencias de tu negocio, no puedes hacer cambios desde tu smartphone, ni desde un portátil cuando estás de viaje.
Desde el punto de vista de la seguridad, es importante también que dispongas de un sistema de back up para crear copias de seguridad de toda la información de tu negocio. El riesgo que corres al no hacer esto es perder una gran cantidad relevante de datos que deberías tener replicados en algún sitio. Los riesgos pueden venir desde un ataque informático hasta un incendio en las dependencias de tu negocio.
Con la gestión online, no te arriesgas a situaciones tan peliagudas, ya que la información que almacenas en tu software está en servidores seguros y las copias de seguridad están replicadas en otros dispositivos, de modo que en ningún caso pierdes la información que decidas subir ahí. Por otro lado, el nivel de seguridad es generalmente mucho más eficaz que el que pueda implementar una PYME en sus dependencias.
¿Qué puedes hacer?
Si tu negocio está empezando ahora, es más que probable que apuestes por la gestión online, ya que te ofrece muchas más ventajas y es más fácil para empezar. Los gastos son menores, la implementación más sencilla y una empresa nueva generalmente no está aún en condiciones de disponer de su propia infraestructura de servidores, a menos que sea absolutamente necesario por su actividad.
Ten en cuenta además que si tu negocio es 100% online, y vendes a través de una tienda Prestashop o Magento, elegir un programa de gestión que sea compatible con estos programas para poder sincronizar datos es esencial para manejar el catálogo. Si tu negocio es un 50% offline, con mayor razón necesitas un programa de gestión en la nube que te permita no tener que reintroducir los datos manualmente en dos software diferentes.
Si tu empresa ya lleva la gestión in-house, lo más adecuado en este caso es que realices una consultoría sobre cómo hacer una migración a la nube, en función de la complejidad de los datos que necesitas. Puede que hasta ahora estuvieras utilizando un método tradicional, pero lo más habitual es que lo estés gestionando con un programa de ordenador bajo licencia, instalado en una computadora de tu empresa. Cambiar a la nube te va a solucionar muchos problemas.
La planificación puede ser más o menos sencilla dependiendo del volumen de datos del que dispongas, así como también del tiempo que necesites para seleccionar qué información vas a trasladar a la nube y cuál vas a mantener en tus ordenadores internos. En los casos de empresas pequeñas, este proceso no tiene mayor misterio.
Después habrá que atravesar un ligero período de adaptación y familiarización con el programa para estandarizar los procesos de trabajo, pero enseguida tus empleados o tú comprobaréis que es muy fácil introducir los datos y aprovechar las diferentes herramientas del software para gestionar la información, visualizar datos, ahorrar tiempo y facilitar la toma de decisiones.
¿Está tu negocio aprovechando todas las ventajas de la gestión online? Te invitamos a que nos lo indiques en los comentarios, y si te ha gustado este artículo, lo compartas en las redes sociales.