¿Merece la pena un software de contabilidad online?

Optar por un software de contabilidad online es la mejor solución para gestionar el área contable de cualquier empresa. A continuación, analizamos todas las ventajas que aportan este tipo de herramientas a la gestión empresarial y a la toma de decisiones.

¿Qué es un software de contabilidad online?

Un programa de contabilidad en la nube es una herramienta informática que permite gestionar todos los recursos financieros de la empresa. Normalmente, un software contable se caracteriza por resolver la gestión de modelos de impuestos, asientos, amortizaciones o balances. Muchas pymes y autónomos externalizan este área a una gestoría y buscan en una herramienta de contabilidad un programa para gestionar las facturas emitidas y recibidas o la previsión de gastos e ingresos.

Por lo tanto, diferenciaremos entre dos tipos: programas más básicos que se dedican exclusivamente a la facturación online y otros que abarcan todo el departamento contable. En este post vamos a enfocarnos en los segundos. Muchos de los software de contabilidad actuales son modulares y escalables, por lo que se puede contratar únicamente las soluciones necesarias.

Ventajas de un programa de contabilidad online

Si además de una solución de facturación online se complementa con un sistema de gestión contable, la eficacia en la administración de los recursos financieros de la empresa aumenta.

Estas son algunos de los beneficios que aporta un programa contable para pymes y autónomos:

• Asientos contables automáticos: una de las principales ventajas de estos programas es la creación de los asientos de forma automática a partir de las facturas de los cobros y pagos. Cuando se registra cualquier tipo de factura dentro del software de gestión, se traspasa a la contabilidad de la empresa y se genera el asiento de la factura.
• Gestión integral del diario: simplifican la apertura y el cierre del ejercicio fiscal de la empresa. Los asientos de apertura, cierre o regularización se crean rápidamente a partir de los datos introducidos en el programa de gestión. Los asientos predefinidos para aquellos que se repiten periódicamente en el negocio o llevar a cabo el punteo y casación de cada partida.
• Modelos fiscales y libros de IVA: la generación de modelos oficiales para la presentación en Hacienda es otra carga de trabajo de la que se ocupa un programa de contabilidad. Algunos ya disponen de conexión telemática con la web de la Agencia Tributaria para enviar y presentar varios de estos modelos.
• Conciliación bancaria: el software se conecta a la cuenta o cuentas de banco de la empresa para sincronizar los movimientos bancarios automáticamente. Con el extracto bancario sincronizado y los cobros y pagos, se concilian ambos para tener control sobre las cuentas de la empresa.
• Amortizaciones y gestión de inventario: gestión de las inversiones en bienes muebles e inmuebles y registro de los asientos de amortización.

Diferencias entre contabilidad analítica, financiera y facturación

Al principio de este post diferenciábamos entre dos tipos de programas: los programas de facturación y los de contabilidad. Dentro de los sistemas contables, hay que diferenciar entre la contabilidad analítica y la financiera. La primera es obligatoria y la segunda, no. La financiera es la que afecta a la empresa a nivel externo y que conlleva unas responsabilidades fiscales como la presentación de impuestos.

En cambio, la contabilidad analítica es la que estudia los recursos internos de la empresa y ayuda a tomar mejores decisiones a corto, medio y largo plazo. Cada organización establece sus propios criterios y analiza los factores más relevantes para cada situación.

Suelen ser herramientas a medida para grandes empresas. En líneas generales, una pyme o autónomo de entre 1 y 100 empleados (aproximadamente, depende de muchos factores) no necesita un software de contabilidad analítica. Muchos programas de gestión incluyen informes y cuadros de mando con gráficos de facturación, almacén o ventas avanzados y muy útiles que lo hacen ineficaz.

Programas de contabilidad online gratis y de pago

Aquí hay dos opciones: optar por uno gratuito para ahorrar en costes o por uno de pago para aumentar la eficacia en la gestión empresarial. Los gratuitos son más elementales y básicos mientras que los de pago tienen funcionalidades más avanzadas. Dentro de los de pago, puedes optar por los software estándar, ya desarrollados, contrastados y más baratos, o uno a medida.

Las versiones a medida, como es lógico, suelen ser más caras y complejas de implementar que las estándar. Hay programas ya desarrollados muy avanzados que no tienen nada que envidiar a las personalizadas. En muchas ocasiones, la inversión de tiempo y dinero no merece la pena.

myGESTIÓN

Programa contable online y software de gestión para pymes y autónomos de diferentes tamaños. Es un software as a service, es decir, se contrata mensual o anualmente. Además de ser un ERP potente, cuenta con un módulo de contabilidad financiera profesional avanzado. Es un programa intuitivo aunque necesitas unos mínimos conocimientos contables para manejarlo.

Odoo

Es una herramienta open source 100 % configurable. Es un software de código abierto que puede parametrizarse a medida. Si la empresa cuenta con personal informático cualificado que tenga conocimientos para programar y mantener la herramienta, sin duda es una buena opción. Si estos servicios tienen que externalizarse, no es una buena opción puesto que este tipo de desarrollos a medida, si se hacen bien, son caros.

SeniorConta

Software completamente gratuito aunque el soporte técnico y mantenimiento del software sí que tiene un coste. Nunca es recomendable utilizar nada gratuito para la gestión empresarial. Si se busca una gestión básica puede que sea una opción a valorar.