Qué debe tener un software de gestión de proyectos
Una de las funcionalidades que cada vez demandan más empresas en sus programas de gestión son las herramientas para gestionar proyectos. En un entorno empresarial altamente competitivo, donde la eficiencia y la colaboración son dos de las claves para el éxito, un software que facilite la organización de equipos, mejore la comunicación entre departamentos y optimice la asignación de tareas se ha convertido en una necesidad imperativa. Pero, ¿qué características debe tener un software de gestión de proyectos para que marque la diferencia?
A continuación vamos a explorar las funciones esenciales que no pueden faltar y cómo pueden transformar la manera de trabajar de tu equipo. Tómate el tiempo que necesites para evaluar qué herramienta de proyectos se adapta mejor a tus exigencias.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Un software de gestión de proyectos es una herramienta informática diseñada para planificar, organizar y gestionar los recursos y tareas de un proyecto. Este tipo de software proporciona un entorno centralizado donde los equipos pueden colaborar de manera eficiente, hacer un seguimiento del progreso, gestionar el tiempo y los recursos y asegurar que los objetivos del proyecto se cumplan dentro del plazo y presupuesto establecidos.
¿Para qué sirve la gestión de proyectos?
Entre las funcionalidades principales se encuentra la planificación y programación, que permite la creación de cronogramas, asignación de tareas y definición de eventos importantes en el proyecto. Asimismo, la gestión de recursos facilita la asignación y seguimiento de todos los procedimientos. Incluyen el personal, los materiales y el presupuesto, lo que asegura una utilización óptima y controlada de los mismos.
Otra funcionalidad esencial es la comunicación, que proporciona herramientas para la colaboración en tiempo real, intercambio de archivos y documentación y cooperación entre los diferentes miembros del equipo y departamentos. Esto mejora significativamente la eficiencia de cada uno de los equipos de trabajo.
El software también permite el seguimiento del progreso y la obtención de informes en tiempo real. Ofrece la posibilidad de monitorizar el avance del proyecto a través de gráficos y reportes detallados. Esto proporciona una visión clara del estado del proyecto y una ayuda a la hora de tomar decisiones.
Además, la gestión de riesgos es una función crucial, ya que ayuda a identificar, analizar y mitigar los riesgos potenciales del proyecto, asegurando que los problemas se aborden de manera proactiva antes de que se conviertan en obstáculos mayores.
Por último, la integración con otras herramientas permite que el software de gestión de proyectos se conecte con otras aplicaciones empresariales como un ERP, un CRM o un programa de Contabilidad, lo que facilita contar con un flujo de trabajo más cohesionado y eficiente dentro de la organización.
¿Qué tipo de empresas lo necesitan?
El uso de un software de gestión de proyectos no está limitado a una industria o tamaño específico de empresa. Cualquier organización que gestione proyectos puede beneficiarse de estas herramientas, pero algunas de las más comunes pueden ser:
- Empresas de tecnología y desarrollo de software: para gestionar el ciclo de vida de los proyectos de desarrollo de software, asegurando entregas a tiempo y dentro del presupuesto
- Firmas de consultoría y agencias de marketing: para coordinar múltiples proyectos de clientes o cuentas, optimizar el uso de recursos y garantizar la satisfacción del cliente
- Construcción e ingeniería: planificación y ejecución de proyectos complejos de construcción, incluye la gestión de subcontratistas y materiales
- Instalaciones y energía: para llevar el seguimiento de las puestas en marcha, instalaciones energéticas como placas solares, aires acondicionados o climatización industrial
- Salud: para gestionar proyectos de investigación, implementación de sistemas y mejora de procesos internos
- Organizaciones sin ánimo de lucro: para la coordinación de proyectos de alcance comunitario, campañas de recaudación de fondos y eventos
- Educación: para la planificación y gestión de proyectos educativos, incluido el desarrollo curricular, investigación o eventos académicos
- Manufactura: para gestionar proyectos de desarrollo de productos, mejora de procesos y expansión de la producción
Los tres mejores programas para gestionar proyectos
Desde este blog, hemos analizado algunos de los software de proyectos que cumplen con todas las características anteriores y que pueden acoplarse a los diferentes tipos de empresas y sectores anteriores. No son los únicos programas que cumplen con ellas, pero sí al menos algunos de los más utilizados del mercado:
myGESTIÓN
Es un ERP basado en la nube que cuenta con diferentes funcionalidades para pymes y autónomos de diferentes tamaños y sectores. El software se adapta a las necesidades de gestión de todo tipo de organizaciones. Es una herramienta integral que ofrece un Plan Estándar con las funcionalidades más comunes en todas las empresas: clientes y proveedores, almacén e inventario o facturación.
Además de las características elementales que cualquier negocio necesita, myGESTIÓN ofrece una amplia oferta de módulos adicionales para diferentes empresas. Contabilidad, Conciliación Bancaria, TPV, Producción… o Proyectos, entre otros. Con el módulo para gestionar proyectos de myGESTIÓN puedes controlar todos los proyectos y llevar a cabo un análisis de su rentabilidad (Cuenta de Resultados). El ERP también tiene disponible un sistema avanzado de informes con el que extraer estadísticas y conclusiones de cada uno de los proyectos. Por ejemplo, hacer una comparación de aquello que se presupuestó frente a lo que realmente se ha facturado e ingresado por dicha operación.
Trello
Es una herramienta de gestión de proyectos basada en tarjetas y listas. Su interfaz intuitiva permite organizar tareas y proyectos mediante tarjetas que se pueden mover entre columnas personalizables. Puedes asignar tareas, establecer fechas de vencimiento, adjuntar archivos y comentar en las tarjetas. Es ideal para equipos pequeños o proyectos individuales que prefieren una visualización flexible y simple del flujo de trabajo.
Asana
Es una plataforma completa de gestión de proyectos diseñada para equipos y empresas de todos los tamaños. Ofrece características como la creación de tareas, asignación de responsables, establecimiento de fechas límite, seguimiento de avances, gestión de calendarios y colaboración en tiempo real. Además, permite la creación de proyectos, subproyectos y la organización mediante listas o tableros. Asana es ideal para equipos que necesitan una herramienta robusta para gestionar proyectos complejos y seguir un proceso de trabajo estructurado.
Cómo elegir un software de gestión de proyectos para tu empresa
Si tienes en cuenta todo lo anterior, depende de los requisitos operativos de cada compañía, ten en cuenta también estos cincos factores cuando vayas a elegir una solución de proyectos para tu negocio:
- Facilidad de uso: busca un software intuitivo y fácil de usar que no requiera una curva de aprendizaje prolongada para tu equipo. Una interfaz amigable facilitará la adopción por parte de todos los miembros del equipo.
- Escalabilidad: asegúrate de que el software pueda crecer junto con tu empresa. Debe ser capaz de manejar tanto proyectos pequeños como grandes, así como adaptarse a medida que las necesidades cambien con el tiempo.
- Colaboración: el software debe facilitar la colaboración entre los miembros del equipo al permitir la asignación de tareas, compartir archivos, comentar en tareas y mantener a todos actualizados sobre el progreso del proyecto.
- Personalización: busca un software que te permita adaptarlo a tus procesos y necesidades específicas. La capacidad de personalización te ayudará a configurar el software para que se ajuste a la forma en que trabajas.
- Integraciones: considera la capacidad del software para integrarse con otras herramientas que ya utilizas en tu empresa, como herramientas de comunicación, gestión de documentos o software de contabilidad. Las integraciones pueden mejorar la eficiencia al evitar la duplicación de datos y facilitar la transferencia de información entre diferentes sistemas.