Tienda online y tienda física: cómo combinar su gestión
Este artículo no va a ser otro más de la lista donde se aborda el auge de las ventas online y la importancia de contar con una. Este redactor está seguro que ya sabes esto a la perfección y que quieres ir un paso más allá. Muchas empresas ya disponen de venta omnicanal, es decir, combinan tienda física y tienda online. Pero estas se encuentran con varias dificultades y obstáculos en lo que a gestión empresarial se refiere de estos dos canales. En las líneas que tienes a continuación, vamos a tratar de darte respuesta a cómo solucionar estas complicaciones que puedan surgir de esta integración y así lograr una gestión eficiente de cada comercio.
¿Qué es un ERP y por qué es clave en la gestión de recursos de una empresa?
Un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificador de Recursos Empresariales) es un software que permite a una empresa gestionar y automatizar muchos de sus procesos fundamentales en una plataforma unificada. Estas plataformas están diseñadas para integrar las distintas áreas de una organización -desde la gestión del inventario y compras hasta las ventas, contabilidad, finanzas y recursos humanos- y proporcionar una visión integral del negocio en tiempo real.
Un software ERP centraliza la información que fluye a través de la empresa, lo que permite que los diferentes departamentos puedan colaborar de manera más eficiente y optimizar la toma de decisiones. Gracias a esta centralización, la herramienta no solo facilita la comunicación entre los distintos equipos, sino que también permite gestionar los recursos de manera más efectiva, reducir duplicidades y errores humanos.
En el ámbito del comercio, tanto para comercios físicos como digitales, un ERP es fundamental para gestionar los flujos de inventario, los pedidos de clientes, la facturación o las devoluciones. Sin este tipo de software, muchas empresas estarían obligadas a gestionar estas operaciones de forma separada, lo que incrementa el riesgo de errores, retrasa procesos y afecta negativamente la experiencia del cliente.
Una de las principales ventajas de un ERP es que permite a las empresas escalar sus operaciones sin comprometer la calidad de su gestión interna. Al proporcionar una visión global de todas las áreas del negocio, las empresas pueden identificar rápidamente áreas de mejora, optimizar recursos y ser más ágiles en la respuesta a las demandas del mercado.
Cómo combinar la gestión de una tienda física y una tienda online
De manera prioritaria, el uso de un software adecuado y adaptado a las exigencias de cada negocio es un salto de calidad en cuanto a productividad, eficacia y aprovechamiento de los recursos. La herramienta apropiada no sólo facilitará la vida a ti como empresario o autónomo, sino también al resto de la plantilla. Esto implica un impacto positivo en la gestión comercial y, por tanto, en la gestión y atención del cliente.
Para combinar la gestión de una tienda física y un eCommerce y evitar así la duplicidad de trabajo en sendas plataformas, solamente tienes que ponerlas en común. ¿Que qué queremos decir con esto? Muy sencillo. A través de un software de gestión empresarial se logra la integración entre los canales, de tal forma que todos los datos están interconectados. Artículos, precios, stock, pedidos, facturas, clientes, etc. Es decir, lo que sucede en el eCommerce se replica en tiempo real al software de gestión.
Funcionalidades del ERP en comercios minoristas
En el contexto del comercio minorista o sector retail, un ERP es una herramienta esencial que centraliza y automatiza todas las operaciones de una tienda, tanto física como online. A continuación, te describimos las áreas clave que un ERP puede gestionar por ti y cómo esta integración ayuda a optimizar los procesos de negocio:
1. Gestión de Inventario y Almacén
Uno de los mayores desafíos en el comercio minorista es la correcta gestión del inventario, especialmente cuando una empresa opera en múltiples canales. Un ERP permite que el inventario se gestione de manera unificada en tiempo real. Esto significa que tanto la tienda física como la tienda online comparten la misma base de datos de productos y stock, lo que evita problemas como la sobreventa o la falta de productos disponibles.
2. Gestión de Ventas
El ERP facilita la gestión de ventas al consolidar todas las transacciones en un solo sistema. Esto incluye ventas hechas en el punto de venta físico (POS) y ventas realizadas a través de la tienda online. Al integrar ambas fuentes de ventas, el ERP puede generar informes que permitan analizar el rendimiento de cada canal y ajustar estrategias en consecuencia.
3. Gestión de Clientes
Un ERP también incluye un módulo de gestión de relaciones con clientes (CRM), que centraliza toda la información de los clientes de ambos canales de venta. Esto permite hacer seguimiento del historial de compras, preferencias y comportamiento de los clientes. De esta manera, se pueden crear estrategias de marketing personalizadas, como promociones especiales para clientes recurrentes o programas de fidelización.
4. Gestión Logística
La logística es otro aspecto fundamental en el comercio minorista. Un ERP ayuda a gestionar tanto el abastecimiento de productos como la distribución de los mismos. Con un ERP, los minoristas pueden coordinar la entrega de productos desde almacenes a las tiendas físicas, o desde almacenes hasta los domicilios de los clientes que compran en línea, todo desde un mismo sistema.
5. Gestión Financiera y Contabilidad
El ERP también facilita la gestión financiera al consolidar las transacciones de ambos canales en un solo sistema. Las ventas, devoluciones, gastos y otros datos financieros se registran automáticamente, lo que simplifica la contabilidad, la emisión de facturas y el control de los márgenes de beneficio.
6. Gestión de Pedidos y Devoluciones
Tanto las tiendas online como las físicas se benefician de un ERP para gestionar los pedidos y devoluciones de manera integrada. Los sistemas ERP permiten a los minoristas sincronizar los pedidos realizados en la tienda online con el stock de la tienda física, y gestionar devoluciones y cambios de productos sin fricciones.
Por poner un ejemplo práctico de una de estas ventajas: imagina una cadena de tiendas de electrónica que vende tanto en Internet como en sus locales físicos. Al usar un ERP, los responsables de la empresa pueden analizar qué productos tienen mejor desempeño en la tienda online y cuáles se venden más en el establecimiento. Esto les permite ajustar el inventario en cada canal y así optimizar las ventas.
Problemas de gestionar una tienda física y online por separado
En el panorama actual del comercio minorista, donde muchos negocios operan tanto en un espacio físico como en un canal digital, gestionar ambos canales de manera independiente genera una serie de problemas. Sin la integración adecuada de procesos y datos, estos desafíos pueden afectar tanto la eficiencia operativa en la gestión empresarial como la experiencia del cliente:
- Duplicación de esfuerzos administrativos: la gestión individual implica duplicar las tareas, lo que se traduce en un aumento del riesgo de errores y genera eficiencia.
- Descoordinación en la gestión del inventario: la sincronización de productos y existencias es vital para evitar vender productos que ya no están en stock e impedir que afecte a las ventas o la satisfacción o fidelización de los clientes.
- Problemas en la gestión de precios y promociones: a colación con el punto anterior, también los precios, descuentos o promociones especiales deben sincronizarse en tiempo real em ambos canales.
- Falta de una visión consolidada del cliente: la desconexión entre el establecimiento físico y online puede provocar un desconocimiento del perfil del cliente o público objetivo. Esto dificulta o entorpece consolidar las estrategias de marketing y limita la personalización de la experiencia del cliente.
- Inconsistencias en la gestión de pedidos y devoluciones: la falta de integración dificulta procesos como el Click and Collect y las devoluciones cruzadas entre canales.
- Dificultad para analizar y gestionar el rendimiento de ambos canales: igual que sucede con la gestión de los clientes, gestionar la tienda online y física por separado impide obtener una visión consolidada del rendimiento y tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
- Ineficiencias logísticas y en la cadena de suministro: sin la combinación de los canales es muy complicado gestionar eficientemente la cadena de suministro, lo que puede causar desabastecimiento o exceso de stock.
Pasos para integrar una tienda física y online en un ERP
Integrar una tienda física y online con un ERP es esencial para gestionar ambos canales de forma centralizada y eficiente. El primer paso es evaluar las necesidades del negocio e identificar las áreas clave que requieren integración, como el inventario, las ventas o la atención al cliente. Esto ayuda a definir qué funcionalidades del ERP son prioritarias.
Una vez identificadas estas necesidades es fundamental que elijas un ERP adecuado. Existen diferentes soluciones en el mercado, por lo que debes optar por un sistema que se ajuste a las particularidades de tu negocio, permita la integración de los distintos departamentos y tenga la capacidad de manejar tanto el punto de venta físico como el comercio electrónico. Es importante que el ERP por el que te decantes pueda unificar la gestión de inventarios, pedidos, devoluciones, finanzas y relaciones con los clientes.
Una vez elegido el ERP adecuado a tu negocio, el siguiente paso es planificar la implementación. Esto incluye migrar los datos de inventario, clientes y ventas desde los sistemas existentes al ERP y asegurar que la transición sea lo más fluida posible. Es recomendable que involucres al resto de trabajadores desde el principio para capacitarlos en el uso del nuevo sistema y garantizar que todos los procesos se realicen sin interrupciones.
Una vez implementado, el ERP te permitirá sincronizar el inventario en tiempo real, gestionar pedidos o devoluciones de manera eficiente, y obtener una visión consolidada de las operaciones. Esto no solo mejorará la experiencia del cliente al ofrecer un servicio más ágil, sino que también facilitará la toma de decisiones estratégicas basada en datos, optimizando así el rendimiento de ambas tiendas.